Le processus débute lorsque l’acheteur transmet une demande de devis détaillée aux fournisseurs. Cette demande doit spécifier les besoins, les quantités, les délais et les conditions souhaitées pour permettre une réponse précise.

À la réception de la demande, le fournisseur analyse les besoins exprimés et transmet une FCO (Full Corporate Offer), c’est-à-dire une offre commerciale complète, précisant les modalités de vente, les prix, les incoterms, et toutes les conditions associées.

Si l’offre est jugée acceptable, l’acheteur confirme son intention d’achat en transmettant un ICPO (Irrevocable Corporate Purchase Order) dans un délai de trois jours ouvrables. Ce document formel atteste de son engagement à procéder à la commande selon les conditions de l’offre

Dès réception de l’ICPO, le fournisseur prépare et envoie le contrat d’achat ainsi qu’une facture proforma. Ces documents définissent officiellement les conditions générales de la transaction.

L’acheteur doit signer la facture proforma et le contrat, puis les renvoyer dans un délai de 3 jours ouvrables. Ce retour signé marque l’acceptation définitive de la commande.

Trois jours après la signature du contrat, l’acheteur procède à l’envoi rapide d’un message de confirmation bancaire (souvent une lettre de crédit - LC) garantissant le paiement selon les modalités convenues.

Une fois la confirmation bancaire reçue, le fournisseur organise la logistique. L’expédition est généralement effectuée dans un délai de 10 à 25 jours, selon le type de produit concerné et les accords établis.